In de uitnodiging van je vergadering
Ik werd uitgenodigd van een vergadering van vijf uur. Vijf uur! Dat is niet normaal. Dat is ondoenlijk. Dat is een misdaad tegen de menselijkheid!
Althans, als de insteek is om vijf uur lang echt te, eh, vergaderen. Ik neem aan dat dat niet de insteek is. Toch? Zeg me alsjeblieft dat dat niet de insteek is.
Dit is het ding: de uitnodiging van de vergadering zegt me niet of dat de insteek is, of niet. Het enige wat erin staat is: we vinden dit heel belangrijk, dus geef dit prioriteit.
Oké. Wat vind je precies heel belangrijk? ‘Samenwerking’ staat er in de titel. Oké. Samenwerking. Prima. Dat vind ik ook belangrijk.
Maar weet je wat het is, ik heb ook, zeg maar, en dit is een verrassing misschien, maar: ik heb dus ook nog andere dingen te doen. Deadlines en zo. En dan is vijf uur (vijf uur!) een heleboel.
Dus misschien, dit is maar een ideetje, zou je misschien iets meer kunnen vertellen over het doel en de opzet van de vergadering? En wat je van mij verwacht precies?
Hier is een, ik zeg het even uit de losse pols hoor, maar een opzetje voor wat dingen die je in een uitnodiging kunt zetten:
(1) Wat is de agenda van de vergadering? Uit welke onderdelen bestaat de vergadering? Welke onderwerpen zullen we behandelen?
(2) Welke uitkomsten willen we aan het eind van de vergadering bereikt hebben? Wanneer is deze vergadering geslaagd?
(3) Wat wordt er van de deelnemers verwacht qua voorbereiding? Moeten we bijvoorbeeld bepaalde documenten gelezen hebben? Of misschien een lijstje hebben opgesteld van dingen die we in willen brengen?
Ik zeg het nog maar eens: vijf uur! Móet het zo lang? Zou het niet misschien wat korter kunnen, als de deelnemers goed beslagen ten ijs komen? En zelfs al kan het niet korter, hebben we dan niet de morele en professionele plicht die vijf uur zo effectief mogelijk te benutten?
Mijn god, ik ben geen ontwikkelaar geworden om oeverloos te lullen! Dus overtuig me alsjeblieft, in de uitnodiging van je vergadering al, dat deze bijeenkomst de moeite waard zal zijn!
Alsjeblieft, dankjewel. Over en uit.
*
Claude, maak hier alsjeblieft een fatsoenlijke, opbouwende e-mail van.